Você sabe o que é uma Política de Viagens? Ela pode ser entendida como um conjunto de orientações e medidas que determinam como serão realizadas as viagens empresariais, sejam elas nacionais ou internacionais. A política de viagens corporativas merece a devida atenção por parte das empresas que desejam destinar os seus recursos de uma maneira correta. Essa vantagem garante também que as empresas possam se certificar do máximo de proveito dessas viagens.
De acordo com os dados da Associação Latino Americana de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas (Alagev), mais de 60% das viagens que foram realizadas no ano de 2017 eram a serviço de empresas. O número de empresas que aderiram a políticas de viagens corporativas vem crescendo bastante, de acordo com a Alagev, 87% das organizações pesquisadas utilizavam com constância uma política de viagens.
As viagens corporativas podem representar ótimas oportunidades para a realização de novas parcerias, fechamento de contratos, o grande reconhecimento da marca trabalhada e a participação de eventos que podem ampliar os horizontes do seu negócio. Quando a política é realizada com todo o cuidado, ótimas vantagens também podem surgir a níveis operacionais.
O objetivo é bem simples, definir medidas que possam ajudar no controle de gastos da empresa, nas regras para reembolso de despesas e a responsabilidade dos profissionais enquanto representantes da empresa durante as viagens. É necessário que na política de viagem conste todos os detalhes a respeito de quaisquer elemento que estarão envolvidos na realização da viagem.
É bom observar que na política de viagem é necessário conter alguns documentos, como o código de conduta para todos os funcionários da empresa, política de aprovação de investimentos, custos e despesas, formulário de prestação de contas, regimento interno, com missão, visão e valores da corporação. Podendo acrescentar outros registros conforme as necessidades da empresa.
Diminuir os custos sem perder a qualidade dos serviços prestados aos funcionários é um dos pontos chaves da política de viagens. Quando bem estruturada e facilitada, esse método facilita a tomada de decisões e o trabalho do gestor, garantindo uma busca por melhor custo-benefício.
Se alinhando ao perfil e as necessidades da empresa, uma das grandes vantagens de se ter uma política de viagens para essas ocasiões está no ajustamento dos procedimentos. Dessa forma, é possível garantir que o viajante tenha total conforto e segurança e suas viagens, e a empresa consegue manter o controle dos gastos, evitando despesas desnecessárias.
Aplicar essas políticas em sua empresa estimula a realização de planejamentos de viagens com antecedência, ao mesmo tempo que também pode favorecer na criação de ações que sejam específicas em casos de imprevistos. Não podemos esquecer também do ganho de descontos para os seus funcionários, como por exemplo o acúmulo de milhas e a possibilidade de acordos corporativos com tarifas especiais, que podem ser estendidas durante as suas férias.
É importante lembrar também que com a adoção das políticas o viajante toma conhecimento a respeitos dos seus direitos e deveres, já que o documento deixa claro quais tipos de serviços comodidades estarão disponíveis para determinados cargos, detalhes sobre as regras para a obtenção de reembolsos, como irá funcionar a prestação de contas e dentre outros detalhes importantes.
A elaboração de uma política de viagem deve ser objetiva. Porém, deve ser completa e atender a todas as necessidades da empresa, deve estar de acordo com todas as imposições e ao mesmo tempo atender aos viajantes.
Por mais que o nível de detalhe da política possa variar de acordo com o perfil da empresa, a verdade é que quanto mais informações forem incluídas, maiores serão as prevenções de imprevistos e prejuízos. Alguns dados que devem constar nas políticas de viagens precisam indicar a quem se destina essa aplicação, quais são as solicitações e aprovações de uma viagem corporativa e os pré-requisitos para serem realizadas. Deve também esclarecer, com clareza, quais são as definições para os termos que constam no documento, dessa forma evitar interpretações equivocadas e problemas que poderiam ser gerados entre os colaboradores.
Também é interessante estudar políticas de outras empresas para poder ter uma boa base na hora de montar a sua. A busca de modelos para usar de inspiração ajuda a entender mais sobre as características na hora de realizar viagens corporativas, sem que seja necessário sobrecarregar tanto o orçamento.
A parte que pode ser mais delicada em viagens corporativas é o seu orçamento. Aliás, quando estamos lidando com finanças é preciso manter sempre o equilíbrio. Por isso colocar tudo no papel com certa antecedência a quantidade que poderá ser gasta ajudará não só a tornar as viagens viáveis, mas também a manter o controle das finanças de maneira sustentável.
Sendo assim, deixe sempre estabelecido o limite máximo para os gastos com a hospedagem, o transporte, as despesas extras, alimentação, a política de reembolso e a apresentação de notas das contas. Procurar sempre deixar uma margem para os imprevistos que podem sempre acontecer, dessa forma você proporcionar mais segurança ao seu colaborador.
Deixar detalhadamente especificado que tipo de despesas o viajante pode realizar por conta da empresa ajuda bastante a manter o controle das finanças e gastos durante a viagem. As formas de pagamento que irão ser utilizadas, as datas limites para a apresentação de contas e relatórios também podem ser incluídos no seu planejamento.
Para garantir que os seus objetivos sejam alcançados, a política de viagens deve ser construída por todos os representantes da sua empresa. Especialmente, por aqueles que fazem uso de viagens corporativas com mais frequência, já que esses conhecem bem toda a rotina envolta das jornadas de viagem e podem ajudar bastante com ideias que possam garantir o maior sucesso no estabelecimento das regras.
É bom ressaltar que cada empresa deve ter a sua própria política de viagens com detalhes específicos sobre os seus serviços. Assim, é sempre bom ouvir a opinião dos seus colaboradores e analisar bem as suas próprias características, essa seria a forma mais eficiente de elaborar a sua própria política de viagem. Tentar ao máximo garantir que seus colaboradores realizem viagens seguras e eficazes, sem deixar de lado os interesses da sua empresa é o segredo para manter uma boa política de viagens.
