Reduzir os custos de uma viagem corporativa pode ser um grande desafio, principalmente quando sua empresa possui muitos funcionários viajando para diferentes destinos. Existem diversas maneiras para tentar reduzir os custos das viagens corporativas sem comprometer a qualidade do serviço oferecido e a segurança dos funcionários.
Um gerenciamento eficaz, para reduzir os custos da viagem, começa muito antes do embarque. Pensando nisso, separamos 7 dicas para que sua empresa possa reduzir os custos durante as viagens corporativas.
Defina uma política de viagens
O primeiro passo para gerenciar os custos das viagens corporativas é definir uma boa política de viagens. Desde a reserva das passagens aéreas até os gastos com alimentação no destino, tudo precisa ser considerado para definir a política de viagens. É importante determina regras e objetivos que devem ser seguidas pelo funcionário durante a viagem.
Essa é uma forma de orientar os colaboradores sobre o que pode ou não ser feito, até mesmo a quem recorrer no caso de algum imprevisto que possa aparecer.
Compre passagens com antecedência
Planejar viagens corporativa deve contar com uma etapa essencial: a compra das passagens aéreas com antecedência. Neste caso, é preciso ter a quantidade de funcionários que irão viajar e as datas ideias para isso. Comprar passagens aéreas com antecedência também é muito útil em caso de imprevistos, caso a viagem precise ser adiada ou ser adiantada, nestes casos é possível alterar a data do voo sem penalidades.
Tenha seguro para acidentes e doenças
Acidentes acontecem o tempo todo. É importante que uma empresa que realize um alto número de viagens de negócios ter um bom seguro para eventuais acidentes. Se um seguro que cobre acidentes e doenças ainda não é uma realidade em sua empresa, é bom providenciar.
Use um sistema de gestão de viagens
Um programa de gestão de viagens pode beneficiar as empresas em melhores tarifas em passagens aéreas e hotéis. É possível ter acesso a todos os dados das despesas das viagens corporativas já feitas, podendo visualizar importantes informações que podem ajudar na redução dos gastos da empresa.
Não fuja do orçamento
Um dos problemas que pode dificultar a redução dos gastos das viagens corporativas é o funcionário não se sentir obrigado a economizar durante a viagem. É importante tornar a viagem adequada ao perfil da empresa. É importante determinar procedimentos e dicas que podem ajudar a economizar durante a viagem e otimizar este processo. Dessa forma tornamos as viagens corporativas mais produtivas e satisfatória.
Oriente a equipe a economizar
Na maioria das viagens de negócios, o funcionário é reembolsado na volta pelos gastos com alimentação, hotel e translado. Caso não seja de interesse da empresa seguir as orientações da dica acima, oriente seus funcionários a economizar durante as viagens corporativas. Incentivar e cobrar essa prática dos colaboradores pode acabar sendo uma estratégia decisiva na hora de reduzir os custos e gerar economia para a empresa.
Evite o excesso de bagagem
Lembre sempre ao colaborador que ele está de serviço, e não a lazer. Incentive seu funcionário para levar somente o necessário durante a viagem, neste caso evita pagar taxas de sobrepeso de bagagem.
É importante tornar as viagens corporativas da sua empresa adequadas ao seu perfil. Implemente ferramentas e procedimentos que podem reduzir os custos e otimizar o orçamento da empresa. Dessa forma, é possível tornar as viagens coorporativas mais produtivas e satisfatórias, tanto para a empresa quanto para seus funcionários.
Economizar em viagens corporativas não é mais segredo. Além de todas as dicas que apresentamos, é importante que a empresa entenda que uma viagem corporativa não é despesa. O segredo para uma boa viagem é saber investir corretamente sem comprometer a sua empresa e o conforto do viajante.
