As viagens corporativas funcionam como excelentes oportunidades para expandir relações, manter contato com clientes e fornecedores. Porém, para que tudo possa fluir conforme o planejado, é preciso manter uma boa gestão de viagens corporativas.
Existem tarefas que podem tomar muito tempo do funcionário e geram muita informação, como no caso de viagens corporativas. Tentar ao máximo buscar benefícios que são promovidos pelas viagens corporativas tentando ao máximo diminuir os custos gerados por ela.
A política de viagens, por exemplo, é apontada pela maioria das empresas como uma das mais importantes ações que buscam reduzir as despesas geradas pelas viagens corporativas. A política de viagens corporativas permite estabelecer normas claras para os colaboradores.
Veja abaixo algumas dicas importantes para implementar na sua gestão de viagens corporativas. Confira alguns pontos importantes que devem ser trabalhados na sua empresa:
Defina uma política de viagens
O primeiro passo para promover a gestão de viagens corporativas da sua empresa é criar um planejamento e uma política de viagens exclusivas para está área. A política de viagens corporativas trata diretamente dos valores, regras de reembolso, questões de segurança, entre outros.
Definir uma boa política de viagens corporativas ajuda a evitar gastos desnecessários e desperdícios no ambiente corporativo.
Faça planejamentos
Planejar é sinônimo de economia. Caso os funcionários da empresa precisem se deslocar, procure sempre definir as datas com máxima antecedência. Dessa forma, é possível obter as melhores ofertas sobre reservas de passagens e hotéis. Uma gestão de viagens corporativas permite criar cronogramas de viagens, assim é possível proceder.
Reembolso
A política de reembolso é uma das partes mais importantes de qualquer política de viagens corporativas. É a partir dela que a empresa deixa claro quais gastos são necessários e possíveis durante cada viagem. Dessa forma, são esclarecidos quais valores podem ser ressarcidos durante a viagem, evitando eventuais desconfortos.
É preciso deixar claro que a empresa devolverá os valores usados pelo viajante se eles estiverem ligados ao objetivo e ao itinerário da viagem.
Confie em uma ferramenta de gestão
A tecnologia avança rapidamente, por conta disso hoje em dia podemos contar com diversas ferramentas que podem facilitar a nossa rotina. Como por exemplo o uso de softwares que permitem que vários processos sejam realizados com facilidade e pretende reduzir os custos. O sistema B.I é um importante aliado para encontrar os melhores preços, além de comparar os preços, o sistema auxilia identificando as melhores tarifas.
O sistema B.I é capaz de oferecer relatórios gerenciais claros, facilita a procura de hotéis e passagens aéreas, empresas de transporte e simplifica a comunicação com os funcionários envolvidos na viagem corporativa.
Estabeleça metas
Viajar é uma experiência incrível, seja em férias ou por motivos organizacionais. Mas, para que o funcionário não confunda uma viagem de negócio com turismo, é sempre fundamental apresentar o planejamento de viagem. Defina metas e objetivos.
Gere relatórios
Seja por meio de uma ferramenta de gestão ou através do uso de planilhas, é importante que os números sobre a gestão de viagens corporativas. Para manter os registros dessas viagens, os relatórios sobre logísticas e gastos são essenciais. Este documento ajuda a evitar problemas ou, até mesmo, dúvidas financeiras.
Identifique a necessidade da viagem
As viagens corporativas são de real importância, é com essa ação que os profissionais são estimulados a saírem da sua rotina habitual, podem se capacitar e, de quebra, conhecer lugares novos. Mas lembre-se, é importante não se esquecer do real objetivo da viagem corporativa.
Antes de investir em uma viagem corporativa em sua empresa, avalie o real objetivo e a sua necessidade. Com esta análise, é possível identificar e justificar os investimentos realizados e também preparar seus funcionários sobre o que é esperado deles.
Nossas dicas para realizar uma boa gestão de viagens corporativas foram úteis para você?
